Antrags-Marathon und Zettelwirtschaft für Solaranlagen - darf es etwas digitaler sein?

August 2025 - Autor: Solarstream AG / smartconext AG

Die Energiewende ist in vollem Gange – doch hinter jeder Solaranlage steckt ein Berg an Administration. Was viele nicht sehen: Bevor ein Solarpanel auf dem Dach landet, werden Dutzende Dokumente ausgefüllt, Anträge gestellt und Daten mehrfach erfasst – oft per Hand. Besonders kleine und mittlere Installationsbetriebe stossen dabei schnell an ihre Grenzen. Aber es geht auch anders: Ein Schweizer Startup bringt Ordnung, Übersicht und Automatisierung in den administrativen Wahnsinn der Solarbranche. Ein Überblick.

Wenn Fachkräfte im Büro statt auf dem Dach sitzen

Gute Fachkräfte sind rar – und zu wertvoll, um sie mit Büroarbeit zu binden. Doch genau das passiert derzeit täglich: Technikerinnen und Techniker, die eigentlich für Planung, Installation oder Beratung gebraucht werden, verbringen Stunden damit, PDF-Vorlagen zu füllen, Anträge an Netzbetreiber zu senden, Rückfragen mit Behörden zu klären und Kunden per E-Mail auf dem Laufenden zu halten.

Die Liste der involvierten Stellen ist lang und unterscheidet sich oft je nach Gemeinde:

Netzbetreiber
Bauamt
Feuerwehr
Gebäudeversicherung
Pronovo
...und natürlich der Kunde selbst.

Jede Partei hat eigene Anforderungen, Formulare und Abläufe. Was fehlt, ist eine zentrale Plattform, die all diese Prozesse bündelt und standardisiert.

Viele Tools, wenig Verbindung – wenn Systeme nebeneinander her arbeiten

Um sich zu helfen, greifen viele Solarteure zu Excel oder nutzen gängige Projektmanagement-Tools wie Clickup, Monday.com oder Asana. Grössere Betriebe investieren sogar in Eigenentwicklungen oder selbst gebastelte „No-Code“-Automationen mit Ninox, Zapier oder Make.

Diese Lösungen helfen – aber nie ganz:

Excel liefert Übersicht, aber keine Automatisierung. Daten werden nicht validiert, schlecht gepflegt und sind statisch, das heisst sie müssen bei Änderungen manuell angepasst werden.
Projektmanagement-Tools organisieren Aufgaben, aber keine Formulare. Anträge müssen immer noch händisch erledigt werden, Schnittstellen zu Branchenlösungen sind kaum verfügbar.
No-Code-Automationen scheitern oft an komplexen Schnittstellen zu Netzportalen oder kommunalen Bauämtern. Sind ausserdem anfällig für Probleme bei Sonderfällen abseits der Standardprojekte.
Eigenentwicklungen verschlingen Wartungsbudgets und sind selten skalierbar. Solche Lösungen werden oft schnell sehr teuer.

Was bleibt, ist eine mühsam zusammengebaute Prozesskette – mit Medienbrüchen, manueller Arbeit inklusive häufiger Übertragungsfehler und viel zu vielen Excel-Zellen.

Solarstream: Eine neue Lösung mit zentralem Fokus

Das Schweizer Startup Solarstream verfolgt einen neuen Ansatz: Die Flexibilität einer Excel-Tabelle – aber intelligent erweitert und vollständig verknüpft mit relevanten Datenquellen. So wird aus dem Chaos ein System mit Struktur. Die Kernfunktionen im Überblick:

Alle Projekte im Griff – automatisch aktuell

Mit der zentralen Projektübersicht von Solarstream sehen Solarteure auf einen Blick, was gerade läuft: Aktuelle Projekte, Aufgaben, Fristen und Kommentare sind übersichtlich gebündelt.

Ein intelligenter Status-Assistent prüft automatisch den Fortschritt und schlägt bei Abweichungen passende Updates vor – so bleibt jedes Projekt immer auf dem neuesten Stand, ohne dass manuell nachjustiert werden muss

Wenn PDF-Dateien sich von selbst ausfüllen

Ein besonders zeitsparendes Feature von Solarstream ist der integrierte PDF-Filler. Projektbezogene Daten (z. B. Adresse, Anlagengrösse, Eigentümerinformationen) werden einmal eingegeben oder aus dem CRM importiert und dann automatisch in alle relevanten Dokumente übertragen – von Netzanschlussformularen bis zu Versicherungsnachweisen. Die Vorlagen werden mit nur einem Klick erstellt und befüllt.

Weitere Vorteile:

Automatische Ablage aller Dokumente im passenden Projektordner. Dank KI-basierter Klassifikation werden die Dokumente, falls gewünscht auch direkt in die richtigen Projekt-Unterordner einsortiert. So wird auch ihre Ablage vereinheitlicht.
Keine Duplikate oder Versionskonflikte – alle arbeiten am selben Dokument.
Smarte Vorlagenverwaltung, z. B. für Baugesuche, Anträge oder Prüfprotokolle. Alle Vorlagen an einem zentralen Ort und in die einzelnen Projekten automatisch zur Verfügung gestellt.

Kundenkommunikation als Teil des Prozesses – nicht ein Störfaktor

Solarstream hebt die Kundenkommunikation auf ein neues Level. Statt Mails und Telefonate im Blindflug zu führen, wird die Kommunikation transparent und integriert. Dabei setzt Solarstream auf einen Ansatz ähnlich wie die Post. Dank eines individuellen Tracking Links für jedes Projekt haben die Endkunden volle Transparenz, wenn es um die Kommunikation des aktuellen Planungs- oder Baufortschrittes geht. Über die selbe Seite können auch Dokumente wie Vollmachten direkt an den Kunden geteilt und übergeben werden.

So entsteht Vertrauen – und wertvolle Zeit wird zurückgewonnen.

Effizienz durch smarte Integrationen

Bereits bei der Projekteröffnung spart Solarstream wertvolle Zeit: Kundendaten lassen sich mit wenigen Klicks aus gängigen Schweizer CRM-Systemen wie Bexio oder AbaBau importieren. Auch der Import weiterer Kontakte, wie die von Eigentümer, Verwaltungen oder Partnerunternehmen lassen sich problemlos auf Knopfdruck importieren.

Objektdaten werden automatisch über das Geoportal ergänzt und direkt im Projekt hinterlegt. Auch Planungsstände aus externen Tools können nahtlos übernommen werden – für eine reibungslose Start- und Planungsphase ohne doppelte Datenerfassung.

Fazit: Weniger Büro – mehr Solar

Solarstream zeigt, dass moderne Digitalisierung nicht kompliziert oder teuer sein muss – sondern praktisch, durchdacht und auf die Branche abgestimmt. Die Lösung entlastet Solarteure von Bürokratie, spart wertvolle Zeit und erhöht gleichzeitig die Servicequalität gegenüber Kundinnen und Kunden.

Ein echter Fortschritt – nicht nur für Solarteure, sondern auch für andere Betriebe in der Gebäudehülle, die ähnliche Prozesse durchlaufen.